Outlook.com ईमेल श्रेणियों को Outlook 2013 के साथ कैसे सिंक करें

Outlook.com का उपयोग करने वाले हम में से कई लोग एक्सेस करने के लिए Outlook 2013 (उर्फ Outlook डेस्कटॉप) के साथ सिंक्रनाइज़ करने का लाभ लेना भी पसंद करते हैं इस कार्यालय एप्लिकेशन के माध्यम से हमारा ईमेल।

दुर्भाग्य से, इस तुल्यकालन की कुछ सीमाएं और कमजोरियां हैं। मैंने अपने अनुभव में सबसे अधिक देखा है कि डिफ़ॉल्ट रूप से Outlook.com में दिखाई जाने वाली ईमेल श्रेणियां सिंक्रनाइज़ नहीं हैं (आउटलुक श्रेणियां समतुल्य हैं जीमेल लेबल का)। हालांकि, कुछ शोध करने पर मुझे एक समाधान मिला जो हां देखने की अनुमति देता है आउटलुक 2013 में प्रत्येक ईमेल को निर्दिष्ट श्रेणियांयह पोस्ट बताती है कि इसे चरणबद्ध तरीके से कैसे लागू किया जाए।

कैसे आउटलुक श्रेणियां काम करती हैं

सबसे पहले, मुझे लगता है कि यह समझाना अच्छा है कि आउटलुक की ख़ासियतें क्या हैं जो हमें इस समस्या की ओर ले जाती हैं, लेकिन साथ ही समाधान के लिए दरवाजा खुला छोड़ दें (हालाँकि यदि आप चाहते हैं कि आप स्क्रॉल कर सकते हैं और सीधे समाधान चरणों पर जा सकते हैं).

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जब हमने Outlook.com (वेबमेल) का उपयोग करना शुरू किया तो हमने पाया कि यह डिफ़ॉल्ट रूप से पहले से ही श्रेणियों और फ़िल्टर की एक श्रृंखला हैकि हमारे बिना कुछ भी कॉन्फ़िगर किए काम करें। इन डिफ़ॉल्ट श्रेणियों में हम निम्नलिखित पाते हैं:"

• सामाजिक अपडेट: ट्विटर से समूह ईमेल। फेसबुक, लिंक्डइन और पसंद
• न्यूज़लेटर्स: कंपनियों के विज्ञापन या सूचनात्मक न्यूज़लेटर्स को सौंपा गया है
• Groups: वितरण सूचियों जैसे कि Google समूह से सभी ईमेल को असाइन किया गया है)
• दस्तावेज़ या फ़ोटो: ईमेल में निहित अटैचमेंट के अनुसार असाइन किए गए हैं
• शिपिंग अपडेट: समूह उत्पाद शिपिंग ट्रैकिंग ईमेल

डिफ़ॉल्ट रूप से आने वाले फ़िल्टर का उपयोग करके इन्हें और अन्य श्रेणियों को ईमेल असाइन किए जाते हैं, जिन्हें हम संपादित नहीं कर सकते या यह भी नहीं जान सकते कि नियम क्या हैं। हालांकि, हम नए फ़िल्टर बना सकते हैं जो इन श्रेणियों को ईमेल असाइन करते हैं। उदाहरण के लिए, अगर हमें पता चलता है कि सामाजिक अपडेट श्रेणी में Pinterest के ईमेल नहीं हैं, तो एक नया नियम संभव है ताकि ऐसे ईमेल उस श्रेणी को निर्दिष्ट किए जा सकें।

नई श्रेणियां बनाना भी संभव है, जिसके लिए आप उनसे संबंधित फ़िल्टर और नियम बना सकते हैं, और यह भी संभव है मैन्युअल रूप से ईमेल को चिह्नित करें ताकि उन्हें मूल या उपयोगकर्ता-निर्मित श्रेणी निर्दिष्ट की जा सके।

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एक बार यहां, यदि हम Outlook 2013 के माध्यम से Outlook.com तक पहुंचते हैं और हमने कुछ उपयोगकर्ता श्रेणियां बनाई हैं>यह बाद वाले को दिखाता है (और केवल बाद वाला), लेकिन एक सीमित में रास्ता। आउटलुक 2013 में श्रेणियों में रंग होते हैं और आपको खोज क्रिया करने की अनुमति देते हैं, लेकिन ये श्रेणियां पहली नज़र में सिंक्रनाइज़ नहीं होती हैं। श्रेणी के नाम के साथ केवल एक रंगहीन ब्लॉक प्रदर्शित होता है।"

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क्या होगा यदि Outlook 2013 में हमने ठीक उसी नाम से एक श्रेणी बनाई, और उसे एक रंग असाइन किया हो? इसका उत्तर है कि works हमारे उद्देश्यों के लिए। समतुल्य श्रेणी बनाकर, उस नाम के लेबल वाले सभी Outlook.com ईमेल Outlook 2013 में अपनी जुड़वां श्रेणी> के साथ दिखाई देंगे"

अब हमारे पास जो समस्या है उसे हल करने के लिए छोड़ दिया है क्या करें ताकि मूल श्रेणियां भी सिंक्रनाइज़ हो जाएं. यहां बताया गया है कि इसे कैसे संबोधित किया जाए और पूर्ण सिंक्रनाइज़ेशन प्राप्त किया जाए।

"पहला चरण: सभी मूल आउटलुक श्रेणियों को उपयोगकर्ता श्रेणियों में बदलें"

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जैसा कि पहले बताया गया है, मैन्युअल रूप से बनाई गई श्रेणियों की जानकारी डेस्कटॉप आउटलुक में पहले से ही उपलब्ध है, लेकिन मूल टैग्स से नहीं जो माइक्रोसॉफ्ट अपने वेबमेल में डिफ़ॉल्ट रूप से शामिल करता है। इसे हल करने के लिए, हमें उन श्रेणियों को उपयोगकर्ता श्रेणियों में बदलना होगा"

हम निम्न संरचना के साथ एक फ़िल्टर/नियम बनाकर इसे प्राप्त कर सकते हैं:

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नियम बनाने के लिए हमें ऊपरी दाएं कोने में विकल्प बटन पर क्लिक करना होगा, नियम प्रबंधित करें चुनें>"

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यह दोहराया जाना चाहिए सभी मूल श्रेणियों के लिए जिसे हम आउटलुक 2013 में प्रदर्शित करना चाहते हैं। और आदर्श रूप से, उपयोगकर्ता की श्रेणी> "

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एक बार यह हो जाने के बाद, हम शायद मूल स्थानीय श्रेणियों को छिपाना चाहेंगे, इसलिए हमारे पास टैग सूची बिखरी हुई नहीं है डुप्लीकेट के साथ। हम श्रेणियाँ प्रबंधित करें पैनल से ऐसा कर सकते हैं>"

ऐसा करने से हमें डुप्लीकेट कैटेगरी देखने की समस्या से छुटकारा मिल जाता है और साथ ही हम केवल उन कैटेगरी के साथ काम कर सकते हैं जिन्हें डेस्कटॉप के साथ सिंक्रोनाइज किया जा सकता है। लेकिन हमें ट्रिक को पूरा करने के लिए एक और चरण की आवश्यकता है।

दूसरा चरण: Outlook 2013 में प्रत्येक Outlook.com श्रेणी के लिए समान श्रेणी बनाएं

अब हमें केवल आउटलुक 2013 में समकक्ष बनाना है। ऐसा करने के लिए हमें श्रेणियाँ विंडो (होम टैब > श्रेणीबद्ध > सभी श्रेणियां) पर जाना होगा और नया बनाना होगा श्रेणियाँ जिनका नाम बिल्कुल Outlook.com के नाम जैसा है लेबल जिन्हें हम सिंक करना चाहते हैं। यदि 1 वर्ण का अंतर है, तो आउटलुक सर्वर से आने वाले लेबल और हमारे द्वारा अभी बनाए गए लेबल के बीच मेल नहीं खाएगा, इसलिए आपको नामों के मिलान के बारे में चिंता करनी होगी।

फिर हम हर एक को एक रंग निर्दिष्ट करते हैं, और यदि हम चाहते हैं, तो एक कीबोर्ड शॉर्टकट, और बस! , अब से सिंक किए गए सभी Outlook.com ईमेल में उनकी संबंधित श्रेणी या रंग लेबल शामिल होगा। सबसे अच्छा, यह सही सिंक्रनाइज़ेशन है, इसलिए डेस्कटॉप से ​​किसी ईमेल को लेबल निर्दिष्ट करते समय, यह परिवर्तन सर्वर पर दिखाई देगा (जब तक स्थानीय और सर्वर श्रेणी के नाम मेल खाते हैं)।

बोनस: श्रेणियों से त्वरित खोज

श्रेणियों से और भी अधिक प्राप्त करने के लिए हम उन्हें त्वरित एक्सेस बार (रिबन के ऊपर स्थित बटनों की सूची) में एंकर कर सकते हैं त्वरित खोज करने के लिए एक फ़िल्टर श्रेणी के अनुसार.

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ऐसा करने के लिए आपको पहले खोज मोड को सक्रिय करना होगा>" "

बेशक, डिफ़ॉल्ट रूप से आउटलुक खोज हमें सभी मेल फ़ोल्डरों से परिणाम देता है इनबॉक्स प्रविष्टि से खोज शुरू करते समय, और यह व्यवहार उस श्रेणी फ़िल्टर को भी प्रभावित करता है जिसे हमने अभी-अभी पिन किया है।यदि हम केवल वर्तमान फ़ोल्डर से परिणाम प्राप्त करने के लिए इसे बदलना चाहते हैं, तो हमें फ़ाइल (नीला बटन) > विकल्प > खोज पर जाना होगा और वहां केवल वर्तमान फ़ोल्डर से परिणाम शामिल करें चुनें। यदि भविष्य में हम कोई ऐसी खोज करना चाहते हैं जिसमें सभी फ़ोल्डर शामिल हों, तो कोई समस्या नहीं है, क्योंकि खोज पैनल में इस विकल्प को बदलने का विकल्प है विशेष मामलों के लिए (डिफ़ॉल्ट विकल्प को बदले बिना)।"